Giáo dục cũng là một trong những lĩnh vực đang có nhu cầu và ứng dụng rất tốt các hệ thống công nghệ hiện đại nhằm hỗ trợ cho trường học hoặc đơn vị giáo dục. Một trong những công nghệ không thể thiếu và không thể không giới thiệu đến các bạn đó chính là phần mềm quản lý giáo dục cho trường học. Nhờ sử dụng phần mềm quản lý mà công việc và hiệu quả của trường học, giáo viên và cả học viên đều được cải thiện rõ rệt. Vậy phần mềm quản lý dành riêng cho trường học là gì? Hãy tiếp tục theo dõi hết bài viết sau nhé.
Phần mềm quản lý giáo dục là gì?
Hệ thống quản lý việc học, hoặc hiểu chính xác là hệ quản trị đào tạo. Theo Wiki, một tập hợp các công cụ phần mềm vi tính được thiết kế chuyên biệt để quản lý quá trình giảng dạy và học tập. Hệ thống này có thể cho phép tổ chức, quản lý, theo dõi, phân công nội dung – hoạt động giảng dạy – học tập, điểm danh, chấm công, báo cáo tổng kết… hướng đến quản lý tổng thể các hoạt động của một tổ chức giáo dục.
Chính vì vậy mà phần mềm quản lý giáo dục sẽ là ứng dụng tổng hợp những công nghệ quản lý khác nhau, các công cụ được xây dựng trên nền tảng trực tuyến hoặc phần mềm máy tính để hỗ trợ cho quá trình quản lý giáo dục (hiện tại thì nền tảng học trực tuyến đang phát triển và được ưa chuộng hơn). Phần mềm này thông thường sẽ được triển khai trên hệ thống VPS (máy chủ ảo) có sử dụng mạng Internet, cho phép nhiều người dùng tham gia cùng một lúc để đảm bảo có thể hoạt động mượt mà. Phần mềm cũng có thể chạy trên mạng LAN là được đồng bộ ngày một lần trên server, tuy nhiên giải pháp này không hiệu quả và có nhiều bất cập.
Hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý trường học được xây dựng và phát triển từ nhiều nhà cung cấp khác nhau. Tuy nhiên nhìn chung thì các phần mềm vẫn thực hiện đầy đủ các chức năng cơ bản của nó, đều có thể hỗ trợ tương tác giữa các đối tượng: người tham gia đào tạo, người được đào tạo và người quản lý điều hành hệ thống làm việc.
Cấu trúc cơ bản của hệ thống quản lý giáo dục hoàn chỉnh
Công nghệ xây dựng phần mềm giáo dục
Nền tảng để xây dựng một phần mềm hay hệ thống là rất quan trọng, cần chọn đúng những công nghệ phù hợp để có thể làm được một hệ thống hoàn chỉnh hoạt động mượt mà. Như đã đề cập thì bạn có thể hiểu công nghệ là cách bạn xây dựng hệ thống, xây dựng theo hướng phần mềm máy tính, cài đặt và sử dụng hoàn toàn trên mạng LAN nội bộ hoặc một hệ thống được xây dựng trên nền tảng webapp mới nhất để có thể đồng bộ qua internet, không cần phải cài đặt. Về xu hướng hiện nay thì xây dựng webapp được nhiều công ty triển khai và người dùng ưa chuộng hơn, bởi tính tiện lợi và thuận tiện trong công việc mà một hệ thống web-app chuyên nghiệp có thể mang lại.
Hoặc chi tiết hơn thì bạn có thể biết đến một số công nghệ như như lập trình PHP, lập trình ASP.NET hay cơ sở dữ liệu mySQL,… và nhiều thứ khác, tuy nhiên thì dù là sử dụng công nghệ nào thì hệ thống cũng cần xây dựng từ những đơn vị, công ty có kinh nghiệm vì nó không phải là một app học ngoại ngữ mà bạn tải về, đây là một hệ thống phần mềm dùng để quản trị một trường học, cơ sở đào tạo với nhiều tính năng được nghiên cứu và xây dựng cực kỳ phức tạp, đa phần là những quy trình xử lý bên trong mà người dùng không thể thấy được.
Thành phần giao diện người dùng
Dù là hệ thống phần mềm webapp, hoặc phần mềm cài đặt trên máy tính thì đều cần phải xây dựng giao diện để người dùng có thể sử dụng. Tuy nhiên với một hệ thống lớn như phần mềm quản lý giáo dục, giao diện người dùng chia thành nhiều cấp độ cũng như tùy thuộc vào vai trò của người sử dụng. Chẳng hạn như giảng viên sẽ có giao diện khác so với học viên và người quản trị hệ thống, những tính năng cấu hình hệ thống sẽ bị loại bỏ nếu người dùng là giảng viên cũng như các tính năng của học viên cũng sẽ không hiển thị.
Tóm lại, hệ thống sẽ bao gồm nhiều giao diện cho từng vai trò người dùng khác nhau, làm sao để thuận tiện nhất cho người sử dụng hệ thống webapp.
Khả năng ứng dụng thực tế
Không liên quan đến cấu trúc của một phần mềm quản lý trường học, tuy nhiên nó lại là yếu tố để có thể đánh giá phần mềm đó, khả năng ứng dụng trong thực tế vẫn là yếu tố quan trọng nhất của một phần mềm, một hệ thống sau khi hoàn thành cần phải có khả năng sử dụng trong thực tế, giải quyết những vấn đề mà người dùng đang gặp phải khi không có phần mềm. Chính vì vậy mà khả năng sử dụng thực tế của phần mềm giáo dục là cực kỳ quan trọng, nếu như một phần mềm không thể mang đến một giải pháp tốt nhất cho mọi vấn đề thì sẽ khiến tổ chức gặp phải nhiều khó khăn hơn cả khi không sử dụng phần mềm do có nhiều lỗi xảy ra liên tục trong quá trình sử dụng.
Các chức năng nổi bật của phần mềm quản lý giáo dục cho trường học
Một hệ thống quản lý cho trường học là bao gồm hàng trăm chức năng khác nhau, phần mềm do Mona xây dựng cũng như vậy. Tuy nhiên dưới đây thì chúng tôi chỉ chia sẻ đến bạn những tính năng chính, quan trọng nhất của phần mềm, nếu bạn muốn trải nghiệm hệ thống của chúng tôi với nhiều tính năng hơn, xin vui lòng gửi form yêu cầu hoặc gọi đến hotline 1900 636 648 để được tư vấn và thử bản demo.
Hạ tầng quản lý và lưu trữ dữ liệu
Chưa kể đến tính năng, việc đầu tiên mà bạn cần làm để xây dựng một phần mềm cho trường học chính là chuẩn bị kho lưu trữ tài liệu số (một máy chủ hay VPS) để có thể đáp ứng nhu cầu lưu trữ lên đến hàng trăm GB.
Người dùng phần mềm có thể đăng tải các chương trình đào tạo, tạo khóa học trực tuyến E-learning, các tài liệu học tập liên quan, giáo trình giảng dạy,… do đó dữ liệu sẽ rất lớn. Các data này sẽ được quản lý và lưu trữ cẩn thận trong hệ thống, đồng thời còn được phân loại theo nhiều hình thức như kích thước tệp, format của tập tin, dung lượng dữ liệu, theo thời gian đăng tải,… giúp người dùng có thể kiểm soát dễ dàng nội dung và tìm kiếm khi cần thiết.
Chức năng bảo mật hệ thống
Với một phần mềm có sự tham gia của nhiều cá nhân có vai trò khác nhau như phần mềm quản lý giáo dục, việc bảo mật hệ thống quan trọng hơn bao giờ hết, không có bất kỳ một giảng viên hay học viên nào tham gia vào hệ thống lại muốn mình bị lộ hoàn toàn thông tin cá nhân. Vì vậy xử lý bảo mật cho hệ thống là vấn đề quan trọng và cần phải thực hiện kỹ lưỡng.
Ngoài bảo mật thông tin của người tham gia, hệ thống còn cần phải đảm bảo các bản quyền xuất bản, bản quyền và khả năng riêng tư cho các tài liệu nghiên cứu và chỉ phục vụ cho mục đích giảng dạy, đào tạo của trung tâm, không bị xâm chiếm quyền sở hữu hay bản quyền của người sáng tác. Để hiểu hơn thì bạn có thể tham khảo thêm về hệ thống server bảo mật của Mona với những chức năng như chặn download bằng mọi cách, chặn copy nội dung trên website,…
Đa nền tảng – đa thiết bị
Một trong những chức năng nổi bật của công cụ quản lý giáo dục chính là có thể tương thích với tất cả thiết bị. Người dùng có thể truy cập, thao tác trên hệ thống ở bất cứ thiết bị nào, bao gồm: máy tính, laptop, điện thoại thông minh, máy tính bảng,…Nếu giáo viên sắp đến giờ mở bài kiểm tra nhưng bỗng dưng laptop bị trục trặc thì vẫn có thể linh hoạt chuyển sang sử dụng điện thoại thay thế. Điều này sẽ mang lại sự tiện lợi cho người dùng, có thể giải quyết được nhiều vấn đề, hỗ trợ tối đa trải nghiệm người dùng. Nhìn chung thì với một hệ thống webapp quản lý trường học thì không chỉ hoạt động tốt trên máy tính mà bạn còn có thể sử dụng bằng bất kỳ thiết bị nào, ở bất cứ đâu.
Chức năng đa chủ thể
Đây cũng chính là chức năng cốt lõi của phần mềm trường học. Chức năng đa chủ thể cho phép nhiều người dùng có thể tham gia vào hệ thống quản lý, tham gia học trực tuyến, bao nhiêu giáo viên, bao nhiêu học sinh tham gia cũng không thành vấn đề. Mỗi cá nhân sẽ có một vai trò nhất định khi tham gia vào hệ thống và cần được quản lý, kiểm soát chặt chẽ từ quyền trên hệ thống cho đến giao diện phù hợp với từng vai trò, nếu một sai sót trong việc phân quyền xảy ra, hệ thống có thể sẽ gặp phải những lỗi nghiêm trọng, ảnh hưởng lớn đến trường học, trung tâm đào tạo.
Chức năng đa ngôn ngữ
Đa ngôn ngữ có thể là tính năng cơ bản mà nhiều website đã có, tuy nhiên làm sao để đồng bộ thật nhiều ngôn ngữ trên một hệ thống phần mềm không phải đơn giản, tuy nhiên để thuận tiện trong việc quản lý của nhà trường, tốt nhất là bạn nên chọn một ngôn ngữ cố định cho dữ liệu của mình để tránh sai sót, còn về phần giao diện phần mềm đa ngôn ngữ thì hệ thống của Mona Media hoàn toàn có thể giải xử lý cho bạn.
Chức năng kiểm soát đăng ký học viên
Đăng ký học online qua hệ thống là một tính năng mà hầu như một phần mềm quản lý giáo dục cho trường học nào cũng có, thậm chí là các trung tâm cho đến các website học trực tuyến hiện nay, việc cho học viên đăng ký khóa học online giúp đơn vị đào tạo giảm đi một phần gánh nặng trong quá trình ghi danh và phân loại, xếp lớp học viên.
Đây là một tính năng được tạo riêng để cho phép học viên có thể sử dụng thông tin cá nhân của mình đăng ký vào những lớp học, khóa học hay mua tài liệu mong muốn, đảm bảo khả năng bảo mật thông tin trong suốt quá trình đăng ký trên hệ thống.
Chức năng quản lý giao dịch
Nhiệm vụ chính của chức năng này chính là theo dõi và quản lý các hành vi giao dịch, hoạt động của giao dịch xảy ra trong hệ thống. Nó có thể là giao dịch giữa học viên và giáo viên, giao dịch đóng phí tham gia khóa học E-learning trên phần mềm, giao dịch giữa nhà trường và giáo viên tham gia, hoặc các giao dịch chuyển tiền online từ các ví điện tử,…
Chức năng quản lý giao dịch sẽ giúp cho người dùng có thể kiểm soát tốt tiền ra tiền vào, hạn chế những mất mát, hiểu lầm, quản lý tốt việc chi tiêu, ngân sách, từ đó có những kế hoạch sử dụng và chi trả phù hợp.
Tạo lịch
Công cụ tạo lịch cho phép người dùng có thể chủ động xây dựng lịch học, lịch kiểm tra, lịch thi, lịch sinh hoạt, lịch họp,…theo nhu cầu của người dùng. Nhờ đó mà tất cả người tham gia trong hệ thống có thể theo dõi được kế hoạch, nắm bắt được tình hình, có thể có sự chuẩn bị lâu dài. Phần lớn tính năng này hướng đến đối tượng là giảng viên tham gia vào hệ thống, cung cấp cho họ những công cụ có thể quản lý lớp học một cách hiệu quả nhất, từ đó nâng cao chất lượng đào tạo.
Chức năng hỗ trợ và tương tác
Phần mềm quản lý giáo dục mang lại nhiều tiện ích cho người dùng khi có hỗ trợ tương tác đa dạng chủ thể, bao gồm:
- Tương tác giữa học các học viên: Các học viên có thể trực tiếp trò chuyện với nhau bằng công cụ chat, gửi tin nhắn hoặc mail, giúp học viên dễ dàng trao đổi bài học, gửi tài liệu, hình ảnh,… nâng cao sự tiếp thu và đạt kết quả học tập hiệu quả
- Tương tác giữa giảng viên và học viên: Phần mềm cho phép các học viên và nhiều giảng viên có thể trao đổi trực tiếp với nhau, góp phần tăng tính hiệu quả cho việc truyền tải thông tin, bài giảng, kiến thức trong các khoá học.
- Tương tác giữa giảng viên, học viên và người quản trị hệ thống: Giáo viên hoặc học viên có thể chủ động kết nối và trò chuyện với người quản trị, có thể hỏi về những vấn đề cập nhật hệ thống, cấu trúc, cách sử dụng, quy chế, quy định,…Giúp người dùng, người tham gia các khóa học online sẽ hiểu thêm về cách thức hoạt động của hệ thống, từ đó có thể làm việc và học tập dễ dàng, hiệu quả hơn.
Chức năng thi cử và đánh giá học viên
Người đứng lớp các khóa học E-learning có thể tự lên kế hoạch tạo ra các bài thi, bài kiểm tra cho học viên. Đồng thời học viên có thể tham gia thi hoặc kiểm tra trực tiếp trên hệ thống. Ngoài ra giáo viên còn có thể theo dõi điểm số, đánh giá kết quả kiểm tra, thi cử và xếp loại học viên.
Đây là một gói tính năng quan trọng trong hệ thống phần mềm trường học cũng như đối với những dự án website học trực tuyến mà Mona Media đã thiết kế, nếu như bạn đang muốn thử những tính năng này, hãy liên hệ với chúng tôi qua hotline 1900 636 648 để được cung cấp tài khoản vào thử hệ thống demo của chúng tôi.
Vì sao phải sử dụng phần mềm quản lý giáo dục cho trường học
Sử dụng phần mềm trong quản lý học tập, hay rộng hơn là quản lý trung tâm đã quá quen thuộc bởi những lợi ích và giá trị mà các phần mềm mang lại, cùng chúng tôi xem qua một vài ưu điểm nổi bật khi sử dụng phần mềm ngay dưới đây.
Theo dõi và đánh giá quá trình học tập, học viên.
Chỉ cần kiểm tra trên hệ thống là giáo viên có thể biết được học viên đăng nhập khi nào, học viên nào thường xuyên truy cập tài liệu, học viên nào có tham gia lớp học, học viên nào ít hoạt động. Từ đó có thể dễ dàng phân tích, quan sát và đánh giá được thái độ học tập của học viên. Bên cạnh đó, giáo viên còn có thể theo dõi điểm số của từng học viên qua từng giai đoạn, từng học kỳ, từng khoá học, để đánh giá sự cố gắng và xếp hạng học lực cho học viên. Nhìn vào những dữ liệu này, giáo viên sẽ có đủ nền tảng để xây dựng nên các phương pháp dạy trực tuyến hiệu quả hơn.
Kết nối hệ thống dễ dàng
Phần mềm quản lý trường học là một công cụ tiện ích trong lĩnh vực giáo dục, vì nó giúp các giáo viên và học viên có thể được trải nghiệm học tập dễ dàng và tiện lợi. Chỉ cần có thiết bị công nghệ có kết nối internet là có thể tham gia lớp học trực tuyến mà không cần phải đi xa hay sử dụng nhiều công cụ học tập truyền thống. Các quản trị viên, phòng ban cũng dễ dàng trao đổi thông tin, dữ liệu hơn.
Tiết kiệm thời gian, chi phí và địa lý
Thay vì bạn phải thuê hàng chục nhân viên để có thể điều hành một cơ sở đào tạo thì nay với phần mềm quản lý giáo dục dành cho trường học, bạn chỉ cần một vài người am hiểu để hệ hành hệ thống, khả năng quản lý có thể là cao hơn nhưng chi phí lại thấp hơn nhờ ứng dụng công nghệ trong quản lý, giúp giảm nhân sự và thời gian cho các công việc hàng ngày.
Khả năng tương tác hiệu quả, nhanh chóng
Mọi người dùng trên hệ thống đều có thể kết nối và tương tác với nhau. Từ đó các câu hỏi luôn được trả lời nhanh chóng, các cuộc hội thoại trở nên sống động và dễ truyền cảm hơn khi chúng ta có thể gửi cả hình ảnh, và tài liệu cho nhau. Không những giúp người tham gia đạt được kết quả trong học tập mà nhà trường cũng có thể lấy ý kiến để cải thiện chất lượng đào tạo của mình.
Môi trường học tập tự chủ, hiện đại
Hệ thống quản trị trường học đã dần thay thế các trường học, lớp học truyền thống hay còn gọi là trên trường, trên lớp. Trên phần mềm, giáo viên vẫn có thể đăng tải những bài giảng hay tài liệu tham khảo cho học viên của mình mà không cần phải đi đến lớp, nhà trường có thể theo dõi và quản lý các hoạt động của giảng viên, theo dõi học viên trong suốt thời gian học tập. Xây dựng một môi trường quản lý giáo dục và học tập hiện đại, tạo điều kiện nâng cao những trải nghiệm mới cho cả giáo viên và học viên. Ngoài ra khi tham gia những khóa học, người dùng có thể chủ động hơn về thời gian, xây dựng những kế hoạch học tập riêng, không ảnh hưởng đến cuộc sống cá nhân, nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả truyền tải và tiếp thu kiến thức.
Có thể tích hợp nhiều thiết bị
Phần mềm giáo dục được xem như là một công cụ đa năng, khi nó có thể kết hợp cùng một lúc với nhiều thiết bị khác như máy chấm công, tin nhắn, máy quẹt thẻ,…để đáp ứng tối đa các nhu cầu phát sinh trong quá trình thực hiện các công việc trên hệ thống, đồng thời có thể quan sát và theo dõi nhiều khía cạnh trong công việc chính xác hơn.
Thu hút nhiều học viên tham gia
Đây là một phương thức quản lý giáo dục và học tập hiệu quả, hiện đại, nghiêm túc và hoàn toàn chất lượng. Ngoài ra nó cung cấp rất nhiều chức năng tiện ích, có lợi cho cả người dùng và người tham gia. Chính vì thế nó là sản phẩm được đánh giá cao trong hệ thống giáo dục, được nhiều cơ sở học tập sử dụng, được tin tưởng cũng như sự ủng hộ nhiệt tình từ các học viên. Dần dần, khi phần mềm càng được triển khai, cập nhật thì số lượng người tham gia càng ngày càng tăng cao, chất lượng đào tạo tốt nhờ triển khai phần mềm chính là cách để bạn có thể thu hút thêm nhiều học viên hơn nữa.
Những đối tượng nào có thể sử dụng phần mềm quản lý trường học
Vì là một công cụ quản lý hệ thống đào tạo, chương trình học, có kết hợp nhiều ứng dụng và công nghệ hiện đại, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình quản trị và truyền tải thông tin, kiến thức đến nhiều người dùng cũng như nâng cao khả năng quản lý, điều hành của một cơ sở – trung tâm giáo dục. Chính vì thế mà phần mềm giáo dục đã được nhiều đơn vị sử dụng. Hay nói cách khác, phần mềm quản lý trường học phù hợp sử dụng cho các đối tượng như:
- Trường học có quy mô lớn
- Trường học có quy mô nhỏ
- Các trung tâm đào tạo, trung tâm dạy học
- Các doanh nghiệp có quy mô lớn, vừa, nhỏ, mong muốn sử dụng phần mềm LMS để đào tạo, huấn luyện nhân viên, thực hiện theo dõi và đánh giá nhân viên
Tóm lại: Phần mềm quản lý trường học, giáo dục là một trong những công cụ hiệu quả và chuyên nghiệp trong việc hỗ trợ quản lý học vụ, các chương trình đào tạo, quản lý hoạt động và người dùng. Nhờ có sự giúp đỡ của hệ thống, mà năng suất làm việc của giáo viên ngày càng được cải thiện, thành tích học tập của học viên cũng từ đó mà tiến bộ hẳn lên, giúp người dùng giảm bớt các các yếu tố cản trở như địa lý, tiết kiệm được nhiều thời gian. Nếu bạn đang tìm một giải pháp quản lý toàn diện về đào tạo cho trường học, hay cho doanh nghiệp của mình thì thiết kế phần mềm quản trị trường học, giáo dục chính là sự lựa chọn hàng đầu và hoàn hảo nhất.
Nếu bạn đang cần một phần mềm quản lý giáo dục, một hệ thống gồm nhiều ứng dụng và tính năng cho trường học, trung tâm của mình thì hãy liên hệ ngay với Mona Media qua hotline 1900 636 648 để chúng tôi có thể cung cấp một hệ thống demo, cho phép quý khách trải nghiệm các tính năng của phần mềm trước khi quyết định sử dụng nó.