Với số lượng học sinh – sinh viên ngày càng tăng, nếu là một nhà quản lý tài chính trong trường học, chắc chắn nhiều lúc bạn sẽ cảm thấy choáng ngợp với các con số, khó khăn khi phải quản lý một lượng lớn các khoản học phí của học viên, mất nhiều thời gian khi phải rà soát lại các thông tin số liệu. Vì vậy có thể đây là lúc bạn cần phải tự tìm cách để giải quyết những khó khăn của mình, cũng như là cải thiện hiệu quả trong công việc quản lý học phí. Giải pháp phù phù hợp nhất và tốt nhất chính là sử dụng phần mềm thu học phí.
Phần mềm thu học phí là gì?
Phần mềm quản lý thu học phí là một công cụ được ứng dụng các công nghệ thông tin và triển khai sử dụng trên các nền tảng như website và điện thoại thông minh. Hệ thống quản lý thu học phí là công cụ tích hợp những chức năng chính như lưu trữ, tính toán, và thông báo các khoản phí cần thu các học viên, giúp làm giảm đáng kể thời gian tổng hợp số liệu, tính học phí, cải thiện hiệu quả quản lý học phí. Đây là công nghệ hiện đại được khuyến khích áp dụng rộng rãi cho các mô hình giáo dục đào tạo, từ mầm non cho đến đại học, hoặc các trung tâm ngoại ngữ, trung tâm dạy nghề, dạy kỹ năng,…
Những lý do nên sử dụng phần mềm quản lý học phí
- Số lượng học sinh – sinh viên lớn, gây khó khăn cho việc lưu trữ, tìm kiếm, tính học phí, quản lý học phí, tốn nhiều thời gian trong công tác thu thập, tổng kết và thông báo đến từng học viên.
- Quản lý thời gian thu học phí không thống nhất, không có công cụ để nhắc nhở thời hạn thu học phí, dẫn đến tình trạng thu phí trễ, thu không đủ, thu sai số,…gây những ảnh hưởng tiêu cực cho việc quản lý tài chính, lợi nhuận của tổ chức, mất đi tính chuyên nghiệp trong phong cách làm việc.
- Cần một công cụ để theo dõi và quản lý học phí bảo lưu, những khoản học phí đặc biệt được ghi chú, giải thích
- Gặp khó khăn và mất nhiều thời gian khi phải nắm rõ thông tin những con số học phí thay đổi theo từng năm, từng học kỳ, từng môn như thế nào, và phải quản lý các số liệu này một cách chặt chẽ.
- Cần triển khai một công cụ hỗ trợ công tác quản lý và thu học phí hiệu quả, hiện đại, chuyên nghiệp, giúp giảm cải thiện năng suất làm việc của bộ phận tài chính.
Xem thêm: Top phần mềm dạy học trực tuyến tốt nhất.
Một số chức năng chính của phần mềm thu học phí
Chức năng thiết lập thông tin, quản lý hồ sơ
Đầu tiên người dùng cần thiết lập các hồ sơ thông tin học viên, cán bộ phụ trách của nhà trường, trung tâm. Điều này hỗ trợ cho việc lập biên lai, xuất báo cáo khi cần thiết. Để có thể quản lý học phí hiệu quả, người dùng có thể thiết lập các thông tin liên quan đến học viên như lớp học, môn học, ngành học, khoá học, các thông tin cá nhân (ngày tháng năm sinh, số điện thoại, địa chỉ của học viên). Cho phép nhập số học phí theo tín chỉ, theo môn, theo khoá học. Có thể thiết lập các khoản thu theo học viên, theo lớp, tăng sự tin tưởng của các học viên về số học phí phải đóng.
Chức năng lập học phí cần thu
Lập danh sách các sinh viên có học phí cần thu, tạo bảng kê học phí với đầy đủ chi tiết, tạo phiếu thu gồm các thông tin liên quan như học viên, người lập phiếu, số tiền cần thu, diễn giải khoản thu, phương thức đóng học phí,…Ngoài ra còn bổ sung chức năng thông báo đóng học phí đến học viên, giúp học viên có thể nắm được số học phí cần đóng và có thời gian chuẩn bị.
Chức năng báo cáo, đánh giá
Thực hiện chức năng lập các báo cáo như danh sách học viên đã đóng học phí, danh sách chưa đóng học phí, tổng học phí đã hoàn thành theo môn, theo ngành, theo kỳ học. Đồng thời hiển thị đầy đủ các thông tin và khoản học phí cần thu để tránh xảy ra trường hợp sai sót, xem lịch sử giao dịch khi có khiếu nại hay yêu cầu. Hệ thống hỗ trợ theo dõi toàn bộ quá trình đóng học phí của học viên, từ lúc gửi thông báo học phí cho đến khi học viên hoàn thành đóng học phí.
Chức năng in ấn
Hệ thống thu học phí cho phép người dùng có thể xuất các file bảng kê, phiếu thu học phí ra nhiều dạng tệp khác nhau, và có thể chọn in ra giấy khi cần thiết.
Chức năng quản trị hệ thống, bảo mật
Tất cả các dữ liệu từ thông tin lớp học, giá các tín chỉ, thông tin học viên, thông tin học phí cần thu sẽ được lưu trữ tại một nơi của phần mềm và đảm bảo tính an toàn. Bên cạnh đó tất cả các dữ liệu sẽ có thể được phục hồi an toàn trong trường hợp xảy ra sự cố trên hệ thống. Người dùng có thể quản lý hệ thống chặt chẽ hơn bằng cách thiết lập các quyền sử dụng, giới hạn nhiệm vụ, giới hạn các chức năng cho từng người dùng trên hệ thống.
Lợi ích của hệ thống quản lý học phí, thu phí
Tự động cập nhật thông tin học phí
Thông tin học phí sẽ được hệ thống cập nhật tự động dựa trên lịch học, chương trình học của học viên. Các thông tin cơ bản như tên học viên, mã số học sinh viên, lớp học, khoản phí cần thu, diễn giải khoản thu, người lập phiếu, người ký,…sẽ được cập nhật trên hệ thống. Điều này giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và lượng công việc của các nhân viên phòng ban tài chính, nhân viên kế toán.
Hỗ trợ quá trình quản lý và tìm kiếm nhanh chóng
Hệ thống sẽ quản lý toàn bộ các thông tin học phí của học viện, quản lý phiếu thu. Khi học viên cần đóng tiền, người quản lý chỉ cần nhập tên, mã định danh của học viên là sẽ hiển thị nội dung và khoản thu, và có thể in ra để học viên ký tên nhanh chóng. Đồng thời người quản lý cũng có thể tìm kiếm các biên lai, các hoá đơn đã xác nhận thanh toán, hoá đơn chưa thanh toán, hoá đơn đang có vấn đề,… Nhờ vào công nghệ số hóa các hóa đơn.
Hiển thị thông báo thu phí
Phần mềm sẽ tự động cập nhật thông tin học phí và tự động gửi thông báo nhắc nhở đóng học phí đến phụ huynh, học sinh – sinh viên kèm với các chi tiết của từng khoản thu, giúp tăng tính minh bạch trong việc công bố học phí cũng như thu học phí. Chức năng thông báo nhắc nhở học phí góp phần giảm thiểu tình trạng đóng trễ học phí, tạo sự tin cậy cho học phụ huynh, học viên. Hiện nay nhiều phần mềm quản lý thu học phí đã được triển khai trên các giao diện website và điện thoại, vì vậy phụ huynh và học viên có thể tải phần mềm thu học phí về thiết bị của mình để xem và kiểm tra bất cứ lúc nào.
Hệ thống lập báo cáo, thống kê tự động
Tất cả các danh sách đóng học phí, các hoá đơn sẽ được thống kê trên phần mềm thu học phí cùng với những miêu tả chi tiết như thời gian đóng tiền, số tiền đã đóng, số tiền còn nợ, thông tin chiết khấu. Với chức năng lập báo cáo, thống kê tự động danh sách hoá đơn học phí giúp cho việc quản lý của bộ phận tài chính trở nên dễ dàng hơn và nhanh hơn. Bên cạnh đó phần mềm còn có thể thống kê danh sách các hoá đơn đã thanh toán, chưa thanh toán, đóng trễ hạn,…giúp bộ phận quản lý kiểm soát chặt chẽ những hóa đơn chưa thanh toán để có thể lên kế hoạch nhắc nhở học viên.
Quản lý công nợ của trường học
Bảng công nợ của nhà trường, trung tâm sẽ được hiển thị đầy đủ trên phần mềm, giúp phòng tài chính nắm được các khoản chưa thu, học viên nào còn nợ học phí. Thông thường việc đóng học phí thường chia ra nhiều đợt, không thống nhất, do đó phần mềm thu học phí sẽ hỗ trợ thống kê và lập báo cáo các khoản phải thu của học viên chính xác. Bộ phận tài chính sẽ tiết kiệm được tối đa thời gian xử lý tác vụ và ghi nhớ thông tin.
Hệ thống quản lý học phí Mona eLMS
Do số lượng học sinh, sinh viên mỗi năm nhập học ở các trường học và trung tâm càng cao, vì vậy vấn đề quản lý hiệu quả học viên, quản lý học phí là một yêu cầu tất yếu cho các ban quản lý trường học, trung tâm. Do nhu cầu áp dụng phần mềm quản lý cho giáo dục ngày càng mạnh mẽ, vì vậy có rất nhiều công ty, dịch vụ đã nghiên cứu và cho ra đời những phần mềm hỗ trợ quản lý trường học như phần mềm quản lý học phí. Mặc dù hiện nay có rất nhiều phần mềm thu học phí trên thị trường, nhưng phần mềm Mona eLMS được đánh giá là một trong những phần mềm hiệu quả và chuyên nghiệp nhất.
Mona eLMS là phần mềm quản lý hệ thống giáo dục toàn diện do công ty Mona Media thiết kế và phát triển. Hệ thống Mona eLMS bao gồm nhiều chức năng quản lý như quản lý học viên, quản lý điểm số, quản lý kết quả học tập, quản lý lịch học, và tất nhiên không thể thiếu chức năng quản lý thu học phí. Chức năng quản lý học phí được nhận xét là một trong những tính năng nổi bật nhất của phần mềm Mona eLMS. Đặc biệt hệ thống Mona eLMS có đầy đủ những phiên bản trên cả webapp, app, và trên điện thoại (hỗ trợ đồng thời trên Android và iOS), không giới hạn thời gian và không gian làm việc, quản lý của nhà trường, trung tâm.
Nếu như bạn đang tìm kiếm một phần mềm không chỉ hỗ trợ thực hiện chức năng thu học phí mà còn quản lý đa dạng các khía cạnh khác trong trường học, trung tâm thì Mona eLMS là một giải pháp hàng đầu hiện nay.