Phần mềm quản lý học sinh – học viên

Phần mềm quản lý học sinh

Đối với các đơn vị trường học, trung tâm ngày nay. Việc quản lý học sinh – học viên với số lượng ngày càng tăng không còn là vấn đề quá khó khăn, nan giải. Sự góp mặt của các phần mềm quản lý thông minh sẽ giúp gỡ rối nhanh chóng. Không những chi phí rẻ mà hiệu quả mang lại là vô cùng lớn. Nếu còn nghi ngại trong việc lựa chọn giải pháp tốt. Hãy dành chút thời gian quý báu để tìm hiểu về khái niệm, lợi ích và tính năng của phần mềm quản lý học sinh – học viên ngay dưới đây.

Phần mềm quản lý học sinh – học viên là gì?

Phần mềm quản lý học sinh – học viên là công cụ được xây dựng để hỗ trợ cho công tác quản lý học sinh, sinh viên. Hỗ trợ công tác quản lý ở các cơ sở giáo dục như nhà trường, trung tâm. Nhằm mang đến hiệu quả quản lý tốt nhất về: quản lý thông tin học sinh, học viên, quản lý điểm, quản lý học phí…Phần mềm này được thiết kế với nhiều tính năng thông minh. Mang đến nhiều sự lựa chọn phù hợp cho các cơ sở giáo dục, phụ huynh học sinh.

Phần mềm quản lý học viên
Phần mềm quản lý học viên

Những khó khăn trong việc quản lý học sinh – học viên trước đây

Giải pháp quản lý truyền thống còn chứa nhiều bất cập khi tất cả đều phải thực hiện bằng phương pháp thủ công. Người quản trị là người phải giải quyết một khối lượng công việc đồ sộ. Nhưng hiệu quả lại không cao như khi sử dụng phần mềm quản lý giáo dục. Một số khó khăn lớn nhất gặp phải là:

Khó khăn đối với nhân viên trường học, trung tâm

Trong quá trình quản lý và sắp xếp, các nhân viên thường gặp khó khăn trong việc tìm kiếm, lọc và sắp xếp học sinh, học viên. Đồng thời cũng rất vất vả trong kiểm soát và thu học phí nếu số lượng học viên nhiều.

Các nhân viên cũng không chủ động được trong công việc của mình. Những thông tin của học việc khó có thể được kiểm soát một cách chặt chẽ. Có thể thiếu sót và gây thất lạc. Việc tư vấn học viên có thể chồng chéo nhau do không phân bố đồng đều.

Khó khăn đối với nhà quản lý giáo dục

Việc quản lý tổng thể mọi vấn đề trong trường học luôn đè nặng và chưa có hướng giải quyết tốt. Dẫn đến việc khó kiểm soát được lịch làm việc của nhân viên, quản lý KPIs, đánh giá chất lượng giảng dạy. Cùng với đó là những khó khăn trong việc kiểm soát được chương trình học, khóa học. Việc báo cáo cũng không khoa học, không đầy đủ và rất khó theo sát lộ trình. Trong khi việc quản lý bằng phần mềm excel quá phức tạp và không tự động hóa.

Những khó khăn đó gần như bất cứ trung tâm nào cũng gặp phải. Vì thế, việc tìm một giải pháp thích hợp, tiện lợi và thông minh là cách giải quyết tốt nhất. Phần mềm quản lý học sinh hoàn toàn có thể giải quyết một cách toàn diện, mang đến hiệu quả tuyệt vời nhất cho ngành giáo dục hiện nay.

Sử dụng phần mềm quản lý học sinh – học viên mang lại lợi ích gì?

Sự tiện lợi, hiệu quả và tiết kiệm của phần mềm quản lý học viên là không thể phủ nhận. Ngày càng có nhiều phần mềm với những cải tiến vượt bậc, mang đến sự lựa chọn tốt nhất cho người dùng. Thực hiện toàn diện các nhiệm vụ, chức năng quản lý học sinh, học viên:

Giúp học sinh, học viên nắm bắt thông tin nhanh chóng

Sự phát triển và phủ sóng khắp mọi nơi của internet luôn khiến cho mọi vấn đề trao đổi trực tuyến càng trở nên dễ dàng hơn. Thông qua phần mềm, học sinh – học viên dễ dàng nắm bắt được các thông tin một cách nhanh chóng nhất. Từ lịch khai giảng, lịch thi đầu vào, lịch học…để học sinh không nhớ nhầm lịch hay quên lịch.

Sắp xếp lịch học tập khoa học

Từ những thông báo nhanh của phần mềm quản lý học sinh – học viên. Học sinh có thể sắp xếp được thời gian. Đồng thời xây dựng kế hoạch học tập khoa học, hiệu quả nhất. Từ đó giúp các em cân bằng được các hoạt động học tập, vui chơi.

Giúp phụ huynh kiểm soát được tình hình học tập của học sinh

Ngoài thông báo cho học sinh, những thông tin như điểm danh, nhận xét kết quả thi, kết quả học tập của học sinh đều chuyển đến tay phụ huynh một cách nhanh chóng. Từ đó giúp phụ huynh có thể kiểm soát được tình hình học tập của con em mình. Kịp điều chỉnh để xử lý mọi tình huống cải thiện kết quả học tập của học sinh.

Tăng cường mối quan hệ giữa học sinh – phụ huynh – nhà trường

Phần mềm quản lý học sinh – học viên làm tăng tương tác, xây dựng mối quan hệ mật thiết giữa nhà trường với phụ huynh. Không cần phải đến gặp trực tiếp để trao đổi thông tin. Thông qua hệ thống phần mềm trực tuyến mà phụ huynh có thể trao đổi trực tiếp với nhà trường. Gắn kết mối quan hệ mật thiết để thúc đẩy kết quả học tập tiến bộ hơn. Với sự hỗ trợ đắc lực này, hành trình đi từ khách hàng đến trung tâm, trường học dễ dàng nhanh chóng hơn. Chăm sóc khách hàng chi tiết từ thông tin, tư vấn, kết quả…

Những tính năng nổi bật của phần mềm quản lý học sinh – học viên

Mỗi phần mềm có mỗi tính năng riêng, phục vụ tốt nhất nhu cầu của người dùng. Một phần mềm quản lý học sinh chuyên nghiệp phải đáp ứng được các tính năng nổi bật sau:

Tính năng quản lý thông tin học sinh, sinh viên

Sử dụng phần mềm quản lý học sinh – học viên giúp cho các trường học, trung tâm nắm bắt được những thông tin học sinh một cách nhanh chóng. Thông qua phần mềm, những thông tin về học viên như: họ tên, địa chỉ, thông tin gia đình, học lực, hạnh kiểm, thành tích…Kể cả những biến động về thông tin của học viên như: nhập học, nghỉ học, chuyển trường, bảo lưu kết quả, nghỉ học tạm thời…cũng được phân loại rõ ràng. Tất cả những thông tin đó sẽ được phân loại rõ ràng theo nhiều tiêu chí như: họ tên, khối lớp…Giúp cho việc quản lý của nhà trường được dễ dàng và logic hơn. Đặc biệt nhất là những thông báo về lịch học, lịch khai giảng, lịch thi đầu vào, lịch nghỉ học…Sẽ được thông báo đến học sinh một cách tiện lợi qua phần mềm/app.

Tính năng quản lý điểm và kết quả học tập

Phần mềm quản lý học sinh quản lý điểm và kết quả học tập theo từng niên khóa, lớp học, môn học. Bên cạnh đó còn theo dõi, thống kê điểm, hạnh kiểm, số ngày nghỉ, khen thưởng và kỷ luật.

quản lý điểm và kết quả học tập
Tính năng quản lý điểm và kết quả học tập

Tính năng quản lý cấp bằng tốt nghiệp

Phần mềm cho phép nhập thông tin học tập như: bằng khen, số hiệu bằng, người ký, ngày ký…Ra quyết định công nhận đã tốt nghiệp và ký quyết định cấp bằng tốt nghiệp cho học sinh, học viên.

Quản lý khách hàng tiềm năng

Công cụ quản lý hỗ trợ toàn diện cho việc chăm sóc khách hàng. Từ quản lý đầy đủ thông tin khách hàng. Quản lý tài liệu bản mềm liên quan đến khách hàng. Quản lý đánh giá mức tiềm năng của khách hàng. Quản lý nguồn khách hàng. Tìm kiếm khách hàng đa dạng, thêm trường dữ liệu về khách hàng…

Quản lý tư vấn cho học sinh

Phần mềm quản lý học viên hỗ trợ, tư vấn cho học sinh, khách hàng tiềm năng trong các công việc như: Lưu trữ, cập nhật những thay đổi về các thông tin học sinh nhanh chóng; lưu trữ, cập nhật nội dung, kết quả để tư vấn cho mỗi học sinh; đặt lịch thông báo nhắc nhở bộ phận tư vấn về lịch hẹn, lịch tư vấn cho học sinh; lưu trữ cập nhật nôi dung, quá trình, kết quả tư vấn cho học viên…

Quản lý thi đầu vào

Hỗ trợ lưu lịch thi, danh sách học sinh thi đầu vào; cập nhật kết quả thi đầu vào của mỗi học sinh; thông báo kết quả thi đầu vào của mỗi học sinh qua email, SMS; hỗ trợ xếp lớp theo từng tiêu chí…

Quản lý xếp lớp

Sau khi đã xếp lớp, khách hàng tiềm năng sẽ được hệ thống phần mềm tự động chuyển sang nhóm học sinh của trung tâm. Theo đó, bộ phận quản lý sẽ quản lý thông tin học viên theo hệ thống lớp học, theo từng nhóm. Đồng bộ hóa thông tin và kế hoạch đào tạo; quản lý kết quả, đánh giá và có những chế độ thưởng phạt hợp lý.

Quản lý thông tin học phí

Phần mềm quản lý học sinh hỗ trợ cập nhật thông tin về đóng học phí của từng học sinh: số biên lai, mã học sinh, ngày nộp, giảm giá học phí, hạn nộp, số buổi còn lại…Hỗ trợ cập nhật chuyển giao học phí, thông tin bảo lưu của học sinh, học viên. Ngoài ra còn giúp quản lý các khoản thu ngoài học phí.

Quản lý bảo lưu, chuyển lớp

Một trong những tính năng thông minh của phần mềm quản lý học viên chính là xử lý những vấn đề phát sinh một cách nhanh chóng. Trong đó có quản lý bảo lưu kết quả, chuyển lớp. Sau khi đã hoàn thành các thủ tục nhập học, nhưng trong quá trình học, học viên gặp một số vấn đề không lường trước. Công cụ sẽ giúp xử lý các vấn đề bảo lưu thông tin học sinh trong trường hợp học viên đó chưa thể tham gia khóa học ngay. Phần mềm sẽ bảo lưu mọi vấn đề liên quan cho đến khi học sinh đó đi học trở lại. Đồng thời cũng giải quyết việc sắp xếp, chuyển lớp cho những học sinh có nhu cầu đổi lớp.

Quản lý điểm danh, nhận xét

Quản lý điểm danh
Quản lý điểm danh, nhận xét

Phần mềm hỗ trợ quản lý điểm danh dễ dàng theo lớp. Quản lý tình trạng hoàn thành bài tập về nhà, nhận xét về kết quả học tập của học viên…

Quản lý, thông báo cho học sinh / phụ huynh

Phần mềm có thể tích hợp với các hệ hống email, SMS. Từ đó thông báo đến toàn bộ học sinh của trường, trung tâm những thông tin đào tạo một cách nhanh chóng nhất. Bao gồm: thông báo về lịch học, lịch khai giảng, lịch thi đầu vào, lịch nghỉ học…Thông báo cho phụ huynh những thông tin cần thiết về học viên như: chuyên cần, nhận xét kết quả thi, kết quả học tập định kỳ, thông báo thông tin học phí, ưu đãi học phí…

Phần mềm Mona eLMS – Đáp ứng mọi yêu cầu quản lý giáo dục

Một trong những hệ thống phần mềm mà bạn nên tham khảo chính là Mona eLMS – phần mềm hỗ trợ quản lý học sinh – học viên hiệu quả và chính xác, nhanh chóng, dễ dàng để trung tâm có thể nâng cao hiệu quả giảng dạy và quản lý.

Phần mềm quản lý học sinh

Hệ thống được lập trình sẵn hàng trăm tính năng, nếu bạn đang quan tâm thì có thể tham khảo chi tiết tại liên kết: https://mona.media/phan-mem-quan-ly-truong-hoc-giao-duc-lms/

Kết luận

Hiểu biết tường tận về phần mềm quản lý học sinh – học viên cùng lợi ích và tính năng thông minh, tiện ích thiết thực. Chắc chắn đây là giải pháp tốt, hiệu quả nhất cho công tác quản lý trường học, trung tâm. Đồng thời vừa tiết kiệm thời gian, chi phí tối đa.