Quản lý trung tâm ngoại ngữ bằng excel – Có tốt không?

Quản lý trung tâm ngoại ngữ bằng Excel

Khi ngoại ngữ dần trở thành đòn bẩy của tất cả các ngành nghề như hiện nay theo xu hướng toàn cầu hoá, thì nhu cầu học ngoại ngữ cũng ngày càng cao hơn. Thị trường rộng lớn mở ra cơ hội vàng để nhiều trung tâm ngoại ngữ phát triển mạnh mẽ. Tuy nhiên, để có thể bước đầu vận hành trung tâm đào tạo ngoại ngữ của mình, bạn cần phải có kinh nghiệm quản lý, hoặc ít nhất là đầu tư một hệ thống hỗ trợ bạn quản lý học viên, thu chi hay các hoạt động khác trong trung tâm. Nhiều ý kiến cho rằng, bạn vẫn có thể quản lý trung tâm ngoại ngữ bằng công cụ Excel. Vậy thực tế điều đó có đúng không? Hãy cùng tham khảo bài viết sau đây để tìm lời giải đáp nhé!

Thực trạng quản lý trung tâm bằng Excel

Thực tế thì những tranh cãi xung quanh việc sử dụng hệ thống Excel truyền thống để quản lý hay đầu tư một phần mềm quản lý hệ thống không phải là chuyện mới. Trên các diễn đàn công nghệ, các hội nhóm, các topic này nhận được nhiều lượt bàn luận sôi nổi với khá nhiều ý kiến trái chiều với nhau.

Phần lớn, các trung tâm đào tạo mới mở, các trường dạy nhỏ, vì để tiết kiệm chi phí ở thời gian đầu, vẫn đang sử dụng hệ thống Excel như một hệ thống chính để có thể quản lý thu chi và các thông tin học viên. Chỉ có một số ít trung tâm quy mô vừa và lớn thực sự đầu tư và sử dụng phần mềm quản lý chuyên nghiệp cho công việc của mình.

Thực trạng quản lý trung tâm bằng excel
Thực trạng quản lý trung tâm dạy học bằng excel

Người quản lý trung tâm yêu cầu gì ở 1 hệ thống được thiết kế riêng?

Một số yêu cầu cơ bản thường thấy là nhập thông tin học viên, gồm mã số học viên, tên, ngày tháng năm sinh, số chứng minh thư, địa chỉ, điện thoại, lý do học Tiếng Anh,… để có thể in ấn Phiếu đăng ký thi xếp lớp hoặc phiếu thu.

Và thường thì những yêu cầu này hoàn toàn có thể thực hiện được trên công cụ Excel. Hơn nữa, phần lớn chúng ta đều đã được làm quen với Excel từ khi học tin học cơ bản trên ghế nhà trường. Vậy nên sử dụng công cụ này cũng không khiến quá nhiều người gặp khó khăn.

Công cụ Excel là gì? Ưu và nhược điểm của Excel trong quản lý trung tâm ngoại ngữ

Excel là gì?

Như đã nói đến ở trên, Excel là một công cụ được rất nhiều trung tâm sử dụng trong công việc quản lý học viên hoặc thu chi. Bởi lý do đó, những mẫu file Excel trong quản lý học viên, quản lý thu chi đều dần trở nên quen thuộc hơn. Thậm chí, không khó để bạn có thể tìm thấy những file quản lý mẫu được thiết kế chuyên nghiệp được mọi người share với nhau trên các trang web. Chúng ta hãy phân tích về ưu và nhược điểm khi sử dụng Excel để quản lý các tác vụ tại trung tâm ngoại ngữ nhé.

Excel là công cụ quản lý phổ biến
Excel là công cụ quản lý phổ biến được sử dụng ở nhiều trung tâm

Ưu điểm của Excel

Đầu tiên, nhưng có thể xem là lý do quan trọng nhất khiến mọi người “chuộng” giải pháp này, chính là bởi vì chi phí sử dụng công cụ Excel trong quản lý cực kỳ thấp, nếu không muốn nói là miễn phí trong 1 số trường hợp. Bạn có thể tải về sử dụng miễn phí trên Internet.

Những tính năng mà Excel cung cấp cũng phù hợp và tương thích với hầu hết những trung tâm đào tạo ngoại ngữ nhỏ, mới thành lập và có số lượng học viên ít, có phát sinh biến động không cao. Nó giúp các trung tâm có thể quản lý được học viên thông qua các hạng mục: Tên, lớp, địa chỉ, số điện thoại, ngày học, học phí,… Lưu trữ thông tin học viên và add-on các ghi chú về học viên rất tiện lợi.

Nhược điểm của Excel

Song song với những lợi ích khi quản lý trung tâm tiếng Anh, ngoại ngữ bằng Excel, thì không thể không nói đến rằng phần mềm này vẫn còn tồn tại khá nhiều hạn chế cho người sử dụng nói riêng và trung tâm nói chung.

Chằng hạn như khi số lượng học viên của bạn trở nên lớn , thì việc kiểm soát điểm danh, thu chi học phí cũng không còn “dễ thở” như trước. Việc quản lý không còn sát sao, gặp nhiều khó khăn và dễ bị nhầm lẫn.

Tất nhiên, Excel rất tiện lợi trong việc ghi chép, nhưng lại khó khăn trong việc cung cấp những báo cáo phục vụ cho mục đích quản lý, xây dựng chiến lược phát triển, thu hút học viên của trung tâm.

Với Excel, bạn chỉ có thể quản lý được bề nổi của các thông tin. Nhưng nếu đào sâu vào, bạn sẽ phải học lại khá nhiều về các hàm và công thức của nó và sử dụng thành thạo. Và điều này thì không hề đơn giản chút nào. Chỉ cần 1 chút sai sót trong việc thiết lập các hàm, mọi thông tin của bạn sẽ có sự sai lệch hàng loạt.

Cuối cùng, do tính bảo mật không cao, nên bạn sẽ dễ phát sinh tình trạng thất lạc file, dẫn đến tình trạng xử lý chậm và thiếu linh hoạt trong việc thống kê, theo dõi.

Các mẫu file Excel quản lý cần có cho trung tâm ngoại ngữ

Vậy, sau khi chúng ta đã phân tích ưu nhược điểm của hình thức quản lý này, tôi tin rằng bạn sẽ có sự đối sánh với nhau để cho mình câu trả lời phù hợp nhất. Nếu bạn đang điều hành một trung tâm ngoại ngữ có quy mô nhỏ và kinh phí chưa đủ để có thể đầu tư tiền cho một hệ thống quản lý “chuẩn”, bạn có thể sử dụng Excel để quản lý trung tâm dạy ngoại ngữ hiệu quả, bằng cách download các bộ File Excel miễn phí để quản lý, vận hành trung tâm của mình. Một số mẫu quản lý quan trọng bao gồm:

  • Quản lý lớp học
  • Quản lý học viên
  • Xuất nhập tồn trang thiết bị học tập
  • Quản lý thu chi
  • Quản lý nợ học phí

Giải pháp phần mềm hay Excel – Nào tối ưu hơn?

Phần mềm quản lý trung tâm
Phần mềm quản lý trung tâm

Trước đây việc quản lý trung tâm ngoại ngữ thường phụ thuộc rất nhiều vào Excel và giấy tờ. Nhưng giờ đây, các nhà quản lý có thể quản lý được mọi hoạt động của cơ sở mình một cách linh hoạt, trên màn hình laptop hay thậm chí là cả chiếc smartphone của mình mọi lúc, mọi nơi, miễn là nó có thể truy cập trình duyệt và kết nối internet.

Sẽ đến lúc doanh nghiệp của bạn phát triển lớn mạnh, buộc bạn phải cải cách, nâng cấp hệ thống của mình. Đây sẽ là lúc để bạn tham khảo một phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ thay vì sử dụng Excel như hiện tại.

Quan trọng nhất là lựa chọn đúng phần mềm quản lý cho trung tâm

Hệ thống dạy học trực tuyến Elearning - kết hợp LMS quản lý truyền thống

Ở quy mô lớn hơn, có thể khẳng định rằng Excel không thể nào đáp ứng được nhu cầu quản lý của doanh nghiệp, Excel có thể thực hiện các tính toán, thống kê một cách nhanh chóng như chỉ khi lượng thông tin của file không quá lớn, với một trung tâm có số học viên lên đến hàng ngàn và lượng thông tin của mỗi học viên khiến dữ liệu cần lưu trữ là rất lớn, lúc nào Excel sẽ xảy ra hiện tượng chậm, tính toán lâu và đòi hỏi người quản lý cần phải thành thạo Excel để xử lý tốt hơn.

Vì vậy việc chọn đúng phần mềm quản lý là rất quan trọng, với một nền tảng quy trình được xây dựng sẵn để tối ưu cho nghiệp vụ quản lý của trung tâm, phần mềm sẽ hoạt động nhanh, hiệu quả và chính xác hơn hẳn.

Với phần mềm Mona eLMS của chúng tôi – Một giải pháp tốt nhất để quản lý trung tâm giáo dục sẽ là lựa chọn hoàn hảo cho bạn, bởi chúng tôi cung cấp một nền tảng được nghiên cứu kỹ lưỡng, tuy nhiên đó không phải là tất cả và chắc chắn không phù hợp với mọi trung tâm, vì vậy Mona chỉ cung cấp một giải pháp quản lý cơ bản và chúng tôi sẽ tối ưu phần mềm của mình theo yêu cầu của khách hàng để phần mềm tốt nhất, phù hợp nhất cho khách hàng có thể ứng dụng trong quản lý thực tế.