Quản lý, vận hành – điều hành trung tâm ngoại ngữ

Bạn ấp ủ dự định thành lập trung tâm ngoại ngữ của riêng mình và đang bắt đầu lên kế hoạch thực hiện dự án này? Bài viết này sẽ hướng dẫn cho bạn những bước để thành lập, vận hành và quản lý trung tâm ngoại ngữ một cách chi tiết và rõ ràng nhất.

Đảm bảo điều kiện để thành lập trung tâm ngoại ngữ

Khi thành lập một trung tâm ngoại ngữ, bạn cần phải đảm bảo các yêu cầu sau:

  • Có thị trường tuyển sinh thường xuyên, ổn định.
  • Đội ngũ nhân viên, quản lý trung tâm ngoại ngữ theo quy định.
  • Đội ngũ giảng viên đạt tiêu chuẩn, đủ khả năng giảng dạy, số lượng nhằm đảm bảo cho các lớp hoạt động liên tục.
  • Đảm bảo đầy đủ cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho việc xây dựng chương trình giảng dạy, đáp ứng nhu cầu học tập của học viên.
  • Có nguồn tài chính đủ để trung tâm hoạt động ổn định trong một năm đầu.
  • Đáp ứng quy định về phòng cháy chữa cháy, vấn đề vệ sinh, y tế, an ninh.

Đặt tên cho trung tâm

Tên trung tâm sẽ song hành với sự phát triển, bền vững của trung tâm nên đây là yếu tố cực kỳ quan trọng. Việc đặt tên cho trung tâm thường dựa theo công thức sau:

Trung tâm + Tên loại hình + Tên riêng

  • Không được trùng lặp với các tên trung tâm đã được thành lập.
  • Không được quyền sử dụng những từ ngữ, ký hiệu trái với truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức, thuần phong mỹ tục của đất nước Việt Nam.

Xây dựng kế hoạch kinh doanh khi thành lập trung tâm

Đây là bước không thể thiếu trong việc giúp trung tâm phát triển lâu dài. Những giá trị to lớn mà bản đề án kinh doanh tạo ra là: phác họa một bức tranh tổng thể, đánh giá và nghiên cứu tất cả những yếu tố ảnh hưởng đến sự phát triển của doanh nghiệp, miêu tả và phân tích các viễn cảnh trong tương lai.

Xây dựng kế hoạch kinh doanh khi thành lập trung tâm
Đưa ra một kế hoạch hẵn hoi để triển khai một cách tốt nhất

Một số bước để thành lập một đề án kinh doanh:

  • Lên ý tưởng kinh doanh.
  • Thu thập tất cả các dữ liệu cần thiết về tính khả thi và chi tiết của ý tưởng
  • Chọn lọc ý tưởng dựa trên cơ sở các dữ liệu đã tổng hợp.
  • Phác thảo mô hình kinh doanh bằng cách tự đặt ra và trả lời những câu hỏi như “cái gì?”, “ở đâu?”, “tại sao?”, “như thế nào?”.
  • Lập bản kế hoạch chi tiết nhằm cung cấp cái nhìn sâu sắc,tạo điều kiện dễ dàng trong công đoạn làm việc với đối tác hay các nhà đầu tư.

Đầu tư cơ sở vật chất cho trung tâm ngoại ngữ

Những yếu tố như: địa điểm, số phòng học, bàn ghế, hệ thống âm thanh,… có ảnh hưởng không kém phần quan trọng đến chất lượng, hiệu quả giảng dạy. Thành lập trung tâm ngoại ngữ cần phải đáp ứng tối đa những nhu cầu của người dạy và người học.

Cơ sở vật chất đóng vai trò rất quan trọng khi thành lập trung tâm ngoại ngữ

Ví dụ như: sự yên tĩnh, thoáng mát, khu phòng học, phòng vệ sinh sạch sẽ, bãi để xe rộng rãi. Phòng học cần phải đảm bảo diện tích tối thiểu 1,5m2/học viên, độ ánh sáng lớn hơn 300 Lux. Mỗi phòng học cần trang bị đầy đủ hệ thống loa, máy tính phục vụ cho quá trình học tập.

Tuyển chọn nhân sự cho trung tâm ngoại ngữ

Tuyển chọn nhân sự cho trung tâm ngoại ngữ
Nhân sự chất lượng chính là yêu tố mang lại hiệu quả trong công việc

+ Đội ngũ giáo viên tại trung tâm ngoại ngữ

Đội ngũ giáo viên có vai trò lớn trong việc đưa ra các phương pháp dạy học hiệu quả giúp quyết định chất lượng đào tạo, các trung tâm có giáo viên bản ngữ thường sẽ thu hút học viên hơn.

Tuy nhiên, chất lượng dạy và học không hoàn toàn phụ thuộc vào giáo viên bản ngữ, bên cạnh đó, chi phí thuê giáo viên bản ngữ cũng khá tốn kém. Vì vậy, bạn cần cân nhắc kỹ lưỡng vấn đề này. Điều quan trọng là hình thức tuyển chọn đầu vào và chương trình đào tạo giáo viên.

+ Nhân viên marketing, chăm sóc khách hàng

Bộ phận marketing sẽ đóng vai trò lớn trong công tác chiêu sinh, giúp giới thiệu các khóa học của trung tâm đến mọi người. Vị trí này đòi hỏi kinh nghiệm, khả năng sáng tạo, giao tiếp tốt, có vốn ngoại ngữ lưu loát, tự tin.

Ngoài ra, các trung tâm cũng không thể thiếu bộ phận chăm sóc khách hàng. Công việc chính của họ là tư vấn cho khách hàng các chương trình đào tạo ở trung tâm; hướng dẫn ghi danh, theo dõi và hỗ trợ học viên trong suốt khóa học.

+ Nhân viên trợ giảng

Nhằm bổ trợ cho công việc giảng dạy của giáo viên được hiệu quả, bạn cần lập kế hoạch đào tạo và xây dựng một đội ngũ trợ giảng ngay khi thành lập trung tâm. Công việc chính của họ là hỗ trợ quá trình dạy và học trong lớp, liên kết giáo viên và học viên, phối hợp với giáo viên đánh giá kết quả học tập.

Những sinh viên có trình độ ngoại ngữ tốt, năng động, hoạt bát chính là các ứng cử viên sáng giá cho vị trí này.

Quảng bá thương hiệu của trung tâm ngoại ngữ

Quảng bá thương hiệu của trung tâm ngoại ngữ
Thu hút lượng khách hàng tìm năng tìm đến trung tâm ngoại ngữ

Dựa vào điều kiện, hoàn cảnh mà bạn có thể thiết kế chiến lược quảng bá thương hiệu phù hợp cho trung tâm. Ví dụ như thiết kế pano quảng cáo, phát tờ rơi, quảng cáo qua TV, báo chí, qua các trường học. Marketing online cũng là phương pháp quảng cáo hiệu quả, tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, để chiến lược xây dựng thương hiệu đem lại hiệu quả tốt nhất, ngoài việc đầu tư cho công tác quảng bá, bạn còn cần chú trọng chất lượng đào tạo tại trung tâm.

Tối ưu quy trình làm việc

Quy trình làm việc tại trung tâm thường ít được chú trọng. Phần lớn chủ trung tâm và nhân viên đều tập trung xử lý các trường hợp phát sinh ở hiện tại. Nghĩa là khi có sự cố bất ngờ, quản lý trung tâm ngoại ngữ và nhân sự trung tâm ngoại ngữ thường xử lý một cách bị động. Ngay cả quá trình giao việc cũng thủ công qua các công cụ chat như email, tin nhắn, messenger,… ít có ghi chép rõ ràng.

Điều này có thể thuận tiện và nhanh chóng nhưng khi đánh giá hiệu quả và năng lực làm việc lại rất khó khăn. Việc quản lý trung tâm ngoại ngữ khó theo dõi KPI và kết quả làm việc của nhân viên, dẫn đến khó khăn khi đánh giá hiệu suất của nhân viên.

Quy trình làm việc tối ưu phải quy định rõ: Ai – Làm gì – Kết quả cần đạt ra sao và Phạm vi quyền hạn như thế nào.

Ví dụ: Khi một học viên nhắn tin cho fanpage của trung tâm thì ai sẽ trả lời? Kịch bản trả lời thế nào khi khách hàng có nhu cầu muốn đăng ký học, muốn test trình độ tiếng Anh hay có nhu cầu xin bảng giá học phí,… Khi học viên đặt lịch học và test trình độ thì ai phụ trách, lúc chốt đăng ký và đóng học phí thì ai là người chịu trách nhiệm thu và lập phiếu thu,… Phân công nhân sự phù hợp cho các công việc chăm sóc khách hàng, xử lý vấn đề phát sinh, quy định quyền hạn thế nào, có cần thông báo chủ trung tâm trước khi quyết định hay có thể tự quyết định ở mức độ nào,…?

Xếp lớp, xếp lịch học, khóa học của trung tâm

Sắp xếp lịch học hợp lý cũng một trong những điều đáng quan tâm. Sắp xếp lịch học, lớp học đòi hỏi nhiều yếu tố, từ cơ sở vật chất, trình độ học tập, thời gian biểu phù hợp, lớp học đã lên lịch, chương trình học theo yêu cầu,.. Để xếp được lớp cho một học viên mới đôi khi mất đến cả giờ đồng hồ chọn lọc và xác định.

Bên cạnh đó, khi học viên xin nghỉ phép, nghỉ đột xuất, thông báo đổi lịch học bất chợt,… cũng khiến các trung tâm ngoại ngữ gặp khó khăn khi phải xử lý hàng loạt những vấn đề phát sinh.

Tối ưu hiệu quả đào tạo của trung tâm ngoại ngữ

Kết quả đào tạo phản ánh rất nhiều điều, không chỉ ở kết quả và sự tiến bộ của học viên, ở góc độ khác thì đây chính là nấc thang đo lường chất lượng của trung tâm trong mắt khách hàng. Chất lượng đào tạo tốt hay không sẽ được đánh giá qua những kết quả này. Hiệu quả đào tạo chính là yếu tố tiên quyết để phụ huynh và học viên cân nhắc và quyết định đăng ký học tại trung tâm.

Theo quan điểm của một số phụ huynh, trung tâm đào tạo tốt sẽ là nơi có nhiều học sinh theo học, nhiều học viên sau khi học tại trung tâm đã đạt được những kết quả rõ ràng như: điểm số cao hơn, bé nói tiếng anh tốt hơn, bé tự tin và năng động hơn,… Những kết quả này là thang đo mà khách hàng đặt giữa trung tâm của bạn so với những đối thủ cạnh tranh.

Mặc dù chủ trung tâm ý thức rõ điều này nhưng lại rất khó đo lường được những hiệu quả ấy và thể hiện ra như một bằng chứng thuyết phục khách hàng. Điểm số thôi vẫn chưa đủ, phụ huynh và học viên cần những kết quả, những thông báo, những nhận xét kỹ lưỡng và cụ thể hơn về quá trình học tập và phát triển tại trung tâm.

Tương tác hiệu quả với học viên và phụ huynh

Tương tác với học viên và phụ huynh là điều vô cùng cần thiết. Ngoài việc giúp chăm sóc khách hàng, quảng bá trung tâm được hiệu quả hơn, nó còn giúp khách hàng gắn bó lâu dài với thương hiệu của trung tâm và thậm chí giới thiệu trung tâm cho bạn bè của họ.

Hiện nay các trung tâm thường sử dụng một số hình thức phổ biến như SMS, Email, Messenger hay Zalo để giúp cho quá trình tương tác với học viên được thuận lợi, đạt kết quả nhanh chóng và hiệu quả.

Kết luận

Hy vọng những thông tin trên đã giúp bạn có được cái nhìn chi tiết về việc thành lập, điều hành và quản lý trung tâm ngoại ngữ và có thể áp dụng hiệu quả cho những dự án trong tương của mình.