Quản Lý Trung Tâm Ngoại Ngữ Bằng Excel – Có Tốt Không?

Để có thể bước đầu điều hành trung tâm đào tạo Ngoại ngữ của mình, bạn cần phải có kinh nghiệm quản lý, hoặc ít nhất là đầu tư một hệ thống hỗ trợ bạn quản lý học viên, thu chi hay các hoạt động khác trong trung tâm. Nhiều ý kiến cho rằng, bạn vẫn có thể quản lý trung tâm ngoại Ngữ bằng Excel. Vậy thực tế điều đó có đúng không? Hãy cùng Website học trực tuyến tham khảo bài viết sau đây để tìm lời giải đáp nhé!

Quản lý trung tâm Ngoại ngữ bằng Excel có ưu, nhược điểm gì?

Excel là công cụ quản lý phổ biến được sử dụng ở nhiều trung tâm, cơ sở giáo dục trong các công việc quản lý học viên – nhân viên – giáo viên, quản lý thu chi,…Vậy ưu và nhược điểm khi sử dụng Excel để quản lý các tác vụ tại trung tâm ngoại ngữ là gì? Nội dung dưới đây sẽ giúp bạn có câu trả lời.

Ưu điểm

• Chi phí sử dụng công cụ Excel trong quản lý cực kỳ thấp, nếu không muốn nói là miễn phí trong 1 số trường hợp. Bạn có thể tải về sử dụng miễn phí trên Internet.
• Những tính năng mà Excel cung cấp cũng phù hợp và tương thích với hầu hết những trung tâm đào tạo ngoại ngữ nhỏ, mới thành lập và có số lượng học viên ít, có phát sinh biến động không cao.
• Hỗ trợ các trung tâm có thể quản lý được học viên thông qua các hạng mục: Tên, lớp, địa chỉ, số điện thoại, ngày học, học phí,…
• Lưu trữ thông tin học viên và add-on các ghi chú về học viên rất tiện lợi.

Nhược điểm

Song song với những lợi ích khi quản lý trung tâm tiếng Anh bằng Excel, thì công cụ này vẫn còn tồn tại khá nhiều hạn chế cho người sử dụng nói riêng và trung tâm nói chung. Cụ thể:

• Khi số lượng học viên của bạn trở nên lớn, thì việc kiểm soát điểm danh, thu chi học phí cũng không còn “dễ thở” như trước. Việc quản lý không còn sát sao, gặp nhiều khó khăn và dễ bị nhầm lẫn.
• Khó khăn trong việc cung cấp những báo cáo phục vụ cho mục đích quản lý, xây dựng chiến lược phát triển, thu hút học viên của trung tâm.
• Với Excel, bạn cần phải học lại khá nhiều về các hàm và công thức của nó và sử dụng thành thạo. Và điều này thì không hề đơn giản chút nào. Chỉ cần 1 chút sai sót trong việc thiết lập các hàm, mọi thông tin của bạn sẽ có sự sai lệch hàng loạt.
• Tính bảo mật không cao, nên bạn sẽ dễ phát sinh tình trạng thất lạc file, dẫn đến tình trạng xử lý chậm và thiếu linh hoạt trong việc thống kê, theo dõi.

Giải pháp quản lý hiệu quả trung tâm Ngoại ngữ bằng phần mềm

Trước đây việc quản lý trung tâm Ngoại ngữ thường phụ thuộc rất nhiều vào Excel và giấy tờ. Nhưng giờ đây, các nhà quản trị có thể quản lý được mọi hoạt động của cơ sở mình một cách linh hoạt, có thể là trên màn hình laptop hay thậm chí là cả chiếc smartphone của mình mọi lúc, mọi nơi, miễn là nó có thể truy cập trình duyệt và kết nối internet.

Ở quy mô lớn hơn, có thể khẳng định rằng việc quản lý trung tâm Ngoại ngữ bằng Excel không thể nào đáp ứng được nhu cầu quản trị của doanh nghiệp. Thực tế, Excel có thể thực hiện các tính toán, thống kê một cách nhanh chóng chỉ khi lượng thông tin của file không quá lớn.

Với một trung tâm có số học viên lên đến hàng ngàn và lượng thông tin của mỗi học viên khiến dữ liệu cần lưu trữ là rất lớn. Lúc này Excel sẽ xảy ra các vấn đề như hiệu suất chậm, tính toán lâu và đòi hỏi người quản lý cần phải thành thạo Excel để xử lý tốt hơn.

Do đó, khi doanh nghiệp của bạn phát triển lớn mạnh, buộc bạn phải cải cách, nâng cấp hệ thống của mình. Đây sẽ là lúc để bạn tham khảo một phần mềm quản lý trung tâm Ngoại ngữ thay vì sử dụng Excel như hiện tại.

Những ưu điểm vượt trôi khi ứng dụng công nghệ chất lượng vào trong quản lý trung tâm:

• Tối ưu hóa quá trình quản lý: Hệ thống phần mềm hỗ trợ trữ và quản lý tài liệu khoa học, nhanh chóng và tránh những sai sót không đáng có.
• Cập nhật thông tin nhanh chóng: Ứng dụng cho phép người dùng nhập toàn bộ hoạt động của phòng ban trên hệ thống theo thời gian thực.
• Hệ thống quản lý thông tin nhân viên – học viên hiệu quả và không giới hạn không gian lư trữ.
• Phần mềm giúp tạo ra môi trường học tập trực tuyến, cung cấp cho học viên sự thuận tiện trong việc tiếp cận nội dung học tập và tương tác với giáo viên.
• Sử dụng phần mềm giúp tiết kiệm chi phí quản lý vận hành trung tâm Ngoại ngữ so với cách quản lý truyền thống.

Và quan trọng nhất là bạn cần lựa chọn đúng phần mềm quản lý cho trung tâm!

Phần mềm MONA EduCenter – Một giải pháp tốt nhất để quản lý trung tâm giáo dục. Đây sẽ là lựa chọn hoàn hảo cho bạn, bởi MONA tự tin sản phẩm của mình cung cấp trên một nền tảng được nghiên cứu kỹ lưỡng, do đó nó sẽ phù hợp với mọi quy mô trung tâm đào tạo hiện nay.

Vậy MONA EduCenter có đặc điểm gì nổi trội?

• Hệ thống cung cấp giải pháp giúp tối ưu quy trình quản lý giữa các phòng ban, đồng nhất mọi dữ liệu.
• Quản lý hiệu quả đội ngũ nhân viên: Hỗ trợ tính lương chính xác cho từng tư vấn viên, nhân viên, giáo viên.
• Ứng dụng sử dụng công nghệ tiên tiến giúp người dùng bảo mật thông tin an toàn, tránh thất thoát rò rỉ.
• Hệ thống cho phép tạo lịch học – lịch dạy hợp lý, đảm bảo không bị trùng lịch dạy học.
• Cho phép tạo lớp học online nhanh chóng.
• Tích hợp thư viện trực tuyến để lưu trữ tài liệu học tập dễ dàng.
• Hỗ trợ tạo đề thi, thi online và hệ thống tự động chấm điểm nhanh chóng.

Và còn nhiều tính năng vượt trội khác, bạn có thể…

TRẢI NGHIỆM DÙNG THỬ PHẦN MỀM – NGAY TẠI ĐÂY!

Hoặc LIÊN HỆ NGAY với MONA thông qua:

Có thể thấy, quản lý trung tâm Ngoại ngữ bằng Excel là một giải pháp tạm thời hoặc phù hợp với các tổ chức nhỏ. Nếu trung tâm có quy mô lớn và đòi hỏi tính linh hoạt và hiệu suất cao, việc chuyển đổi sang hệ thống quản lý chuyên nghiệp sẽ là lựa chọn tốt hơn. Vì vậy việc chọn đúng phần mềm quản lý trung tâm là rất quan trọng, với một nền tảng được xây dựng sẵn để tối ưu cho nghiệp vụ quản lý của trung tâm, phần mềm sẽ hoạt động nhanh, hiệu quả và chính xác hơn.