Top 10 phần mềm quản lý trung tâm du học, XKLĐ chất lượng nhất

Quản lý trung tâm du học theo phương pháp truyền thống (sổ sách, file Excel) không phải là điều dễ dàng và cũng sẽ dẫn đến các tình trạng rò rỉ thông tin. Việc ứng dụng công nghệ tiên tiến vào trong hoạt động quản lý trung tâm du học là giải pháp hữu hiệu giúp đơn vị tối ưu thời gian, chi phí và công sức trong quản lý mọi thông tin, quá trình đăng ký và theo dõi tiến trình hồ sơ. Vậy đâu là phần mềm quản lý trung tâm du học chất lượng nhất? Hãy cùng Websitehoctructuyen khám phá ngay bài viết dưới đây!

Vì sao nên sử dụng phần mềm quản lý tư vấn trung tâm du học, XKLĐ?

Trong bối cảnh nhu cầu du học và xuất khẩu lao động ngày càng gia tăng, công tác quản lý của các trung tâm đào tạo, tư vấn cũng trở nên phức tạp hơn. Sử dụng phần mềm trung tâm du học không chỉ giúp tổ chức tối ưu hóa quy trình vận hành, tiết kiệm thời gian và chi phí, mà còn nâng cao chất lượng dịch vụ và tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường. Dưới đây là những lý do cụ thể giải thích vì sao các trung tâm du học và XKLĐ nên áp dụng công nghệ vào quản lý:

• Tối ưu quy trình và quản lý lead hiệu quả: Phần mềm CRM chuyên cho du học và XKLĐ giúp tập trung, phân loại và theo dõi khách hàng từ giai đoạn đầu đến khi hoàn tất, giúp giảm thiểu thất thoát lead và nâng cao tỷ lệ chuyển đổi.
• Tự động hóa thu thập và xử lý hồ sơ: Người dùng có thể tải tài liệu (hộ chiếu, học bạ, visa…) trực tiếp lên hệ thống, phần mềm quản lý du học sinh lưu trữ có cấu trúc, tránh thất lạc và dễ truy xuất khi cần.
• Theo dõi tiến trình visa và hồ sơ mọi lúc mọi nơi: Quản lý tình trạng hồ sơ, visa với trạng thái cập nhật tự động giúp CTV phản hồi nhanh chóng, giảm tải lưu lượng trao đổi thủ công giữa học viên và nhân sự.
• Tích hợp thanh toán thông minh: Hỗ trợ thanh toán linh hoạt qua nhiều kênh, có thể nhắc nhở tự động và theo dõi dòng tiền rõ ràng, giúp ngăn chặn tình trạng trễ hạn và tối ưu dòng vốn.
• Báo cáo và phân tích dữ liệu hỗ trợ ra quyết định: Phần mềm dịch vụ du học cung cấp dashboard thống kê về lead, tiến độ hồ sơ, doanh thu,… giúp ban lãnh đạo đưa ra chiến lược phát triển thông minh và linh hoạt.
• Quản lý nhân viên và phân quyền hiệu quả: Hỗ trợ phân quyền theo vai trò (counselor, admin…), giám sát các tác vụ và phản hồi kịp thời, giúp các hoạt động quản lý nhân sự chuyên nghiệp hóa và minh bạch hơn.

Top 10 phần mềm quản lý trung tâm du học tốt nhất

Dưới đây là danh sách các ứng dụng quản lý trung tâm du học hàng đầu được nhiều công ty tư vấn du học, xuất khấu lao động sử dụng và đánh giá cao:

Web app quản lý trung tâm du học tốt nhất – MONA GlobalEd

Phần mềm quản lý trung tâm tư vấn du học MONA GlobalEd là một sản phẩm của công ty công nghệ MONA Software. Với hơn 8+ năm kinh nghiệm trong nhiều lĩnh vực, MONA Software cung cấp một dịch vụ toàn diện, giúp bạn tiết kiệm chi phí thay vì phải thuê nhiều công ty khác nhau. Ngoài ra, đội ngũ hơn 200+ nhân sự tài năng của MONA sẵn lòng đồng hành cùng bạn trên mỗi bước đi.

Phần mềm MONA GlobalEd cung cấp nhiều tiện lợi cho việc quản lý tài chính và điểm danh học viên qua ứng dụng trong trung tâm. Nhờ đó tiết kiệm được nhiều thời gian hơn so với phương pháp quản lý truyền thống. Đồng thời việc sử dụng phần mềm này sẽ nâng cao chất lượng quản lý, tổ chức cho nhân viên.

Các tính năng nổi trội của phần mềm MONA GlobalEd:

• Hệ thống quản lý thông tin leads (khách hàng tiềm năng) hiệu quả.
• Kiểm soát chất lượng chăm sóc khách hàng, tỷ lệ chuyển đổi khách hàng của tư vấn viên.
• Quản lý học viên, sắp xếp theo danh sách ngành nghề, trường học mà các bạn dăng ký.
• Quản lý lớp học, sắp xếp lịch hợp lý, tránh tình trạng bị trùng lịch giữa các lớp.
• Quản lý thu học phí, ứng dụng hỗ trợ cho người quản lý biết rõ số tiền học viên đã đóng là bao nhiêu, còn lại là bao nhiêu.
• Quản lý hồ sơ khoa học, đảm bảo hồ sơ của học viên đầy đủ giấy tờ, tránh việc thiếu giấy tờ trước ngày bay.

Với những ưu điểm mà Web-app quản lý trung tâm du học MONA GlobalEd mang lại, phần mềm này không chỉ giúp trung tâm tư vấn du học tối ưu hóa và chuẩn hóa quy trình, mà còn đảm bảo rằng chất lượng dịch vụ và đào tạo luôn được duy trì ở mức cao nhất.

Chính vì vậy, đừng bỏ lỡ cơ hội trải nghiệm nền tảng quản lý trung tâm du học hàng đầu – MONA GlobalEd! Hãy LIÊN HỆ NGAY với chúng tôi qua: 

• Địa chỉ: 1073/23 Cách Mạng Tháng Tám, phường Tân Sơn Nhất, TP.HCM
• Hotline: 1900 636 648
• Email: [email protected]

Phần mềm quản lý trung tâm du học, tư vấn XKLĐ – CRMVIET

CRMViet là một trong những phần mềm quản lý trung tâm du học được ưa chuộng nhất hiện nay. Hệ thống quản lý trung tâm tư vấn XKLĐ, du học này tích hợp nhiều tính năng thông minh và tiên tiến nhằm mang lại trải nghiệm tốt nhất cho người dùng.

Sử dụng trang web quản lý trung tâm XKLĐ, du học CRMViet giúp cho các nhà quản lý có khả năng giám sát và kiểm soát mọi hoạt động của trung tâm một cách dễ dàng từ bất kỳ đâu.

Các tính năng nổi trội của phần mềm quản lý du học sinh CRMVIET:

• Quản lý thông tin khách hàng.
• Hệ thống theo dõi, kiểm soát tiến trình tư vấn của nhân viên.
• Giao diện thân thiện và dễ sử dụng.

Ứng dụng quản lý trung tâm tư vấn du học – VnResource EBM Pro

VnResource EBM Pro đã mang đến một giải pháp quản lý toàn diện cho các trung tâm tư vấn chuyên nghiệp từ du học Hàn Quốc, du học Nhật Bản, du học Mỹ,… Với VnResource EBM Pro, mọi khía cạnh của quá trình tư vấn, từ việc tiếp cận khách hàng tiềm năng cho đến việc hỗ trợ học sinh trong suốt quá trình du học, đều được xử lý một cách mượt mà và hiệu quả.

Các tính năng nổi bật của phần mềm trung tâm du học VnResource EBM Pro:

• Giao diện trực quan, dễ sử dụng.
• Quản lý học viên, giáo viên hiệu quả.
• Quản lý lớp học cho trung tâm.
• Quản lý giáo trình, chương trình đào tạo.

Hệ thống quản lý trung tâm XKLĐ, Du học –  EasyEdu

EasyEdu là ứng dụng quản lý trung tâm XKLĐ, du học giúp tiết kiệm đến 90% thời gian quản lý và giảm tới 50% chi phí vận hành. Phần mềm này tích hợp nhiều chức năng nổi bật, giúp nâng cao nhận diện thương hiệu của trung tâm. Đặc biệt, EasyEdu sử dụng công nghệ điện toán đám mây, không đòi hỏi cài đặt phức tạp và có giá thành rẻ hơn so với các phần mềm khác.

Các tính năng nổi bật của phần mềm du học EasyEdu:

• Quản lý các thông tin học viên, lịch học.
• Quản lý vấn đề thu chi cho trung tâm,
• Hệ thống tích hợp tính năng điểm danh online tiện lợi.

Nền tảng quản lý trung tâm XKLĐ – iLEADER

iLEADER cũng là một trong các phần mềm quản lý trung tâm du học, XKLĐ hiệu quả nhất được nhiều người sử dụng. Phần mềm này được thiết kế nhằm hỗ trợ quản lý thông tin khách hàng và các tài liệu liên quan. Ứng dụng quản lý trung tâm du học iLEADER có một số tính năng nổi bật như khả năng truy cập từ xa, tùy chỉnh linh hoạt, tích hợp trên điện thoại và tìm kiếm thông tin nhanh chóng.

Các tính năng nổi bật của phần mềm quản lý tư vấn du học iLEADER:

• Quản lý lịch dạy học cho giáo viên.
• Quản lý thông tin giáo trình dạy học.
• Quản lý hồ sơ khách hàng trung tâm.

Phần mềm quản lý trung tâm du học – Embark

Embark là một phần mềm quản lý trung tâm tư vấn du học giúp đơn giản hóa các quy trình trong ngành tư vấn du học.  Nếu bạn đang cần tìm một phần mềm quản lý dễ sử dụng, nhiều tiện ích thì có thể cân nhắc nền tảng quản lý trung tâm tư vấn du học Embark.

Các tính năng nổi bật của phần mềm du học Embark:

• Quản lý lịch học, lịch dạy.
• Phần mềm dịch vụ du học này hỗ trợ theo dõi sự tham gia của học sinh.
• Lưu trữ dữ liệu của giáo viên, học sinh.

Web quản lý trung tâm tư vấn du học – Eduspace

Eduspace là một trong các phần mềm quản lý trung tâm tư vấn du học hiệu quả, chính là lựa chọn hoàn hảo cho các tổ chức muốn nâng cao hiệu suất và chất lượng dịch vụ. Nên tảng cung cấp giao diện trực quan, dễ dàng sử dụng, mà còn tích hợp nhiều tính năng cao cấp giúp tự động hóa và tối ưu hoá mọi hoạt động của trung tâm.

Các tính năng nổi bật của phần mềm quản lý du học Eduspace:

• Theo dõi tiến trình tư vấn du học.
• Quản lý hồ sơ học sinh.
• Lọc dữ liệu học viên nhanh chóng.
• Hệ thống báo cáo, phân tích dữ liệu.

Phần mềm quản lý tư vấn du học –  KoolSoft

KoolSoft là app quản lý khách hàng du học tiếp theo được giới thiệu tới các bạn. Công cụ này hỗ trợ người dùng trong việc xử lý các khâu tư vấn và tuyển sinh, tích hợp hệ thống dữ liệu của khách hàng và học sinh.

Các tính năng nổi bật của phần mềm quản lý du học sinh KoolSoft:

• Lọc đơn và sắp xếp dữ liệu mà bạn cần kết xuất một cách nhanh chóng.
• Phần mềm dịch vụ du học này hỗ trợ quản lý tuyển sinh.
• Quản lý tư vấn, giải đáp thắc mắc của học viên, phụ huynh.

Phần mềm hỗ trợ trung tâm xuất khẩu lao động – Ayotree

Ayotree là phần mềm quản lý công ty tư vấn du học giúp admin dễ dàng xử lý các hoạt động liên quan đến các quy trình liên quan đến xuất khẩu lao động. Bao gồm việc tìm kiếm và lấy thông tin về nguồn lao động, quản lý hồ sơ ứng viên, quản lý hợp đồng và các thông tin về lao động đã được xuất khẩu.

Các tính năng nổi bật của phần mềm quản lý du học Ayotree:

• Tìm kiếm và lấy thông tin về nguồn lao động.
• Quản lý hồ sơ học viên, quản lý hợp đồng khách hàng.
• Hệ thống phần mềm quản lý tư vấn du học sinh này tích hợp tính năng thông báo đến cho người dùng.

Công cụ quản lý khách hàng du học – VnEdu

VnEdu không chỉ là một hệ thống quản lý thông tin cơ bản. Nó là một giải pháp toàn diện, giúp trung tâm tư vấn du học theo dõi, phân loại và phân tích dữ liệu khách hàng một cách tự động và minh bạch. Với giao diện trực quan, dễ sử dụng, hệ thống quản lý khách hàng du học VnEdu giúp người dùng tiết kiệm thời gian trong việc nhập liệu và truy xuất thông tin.

Các tính năng nổi bật của phần mềm quản lý tư vấn du học VnEdu:

• Hỗ trợ tạo thời khóa biểu nhanh chóng.
• Tạo hóa đơn thanh toán trực tuyến, quản lý hợp đồng du học.
• Quản lý các giầy tờ, hồ sơ du học của học viên.
• Hệ thống phần mềm quản lý tư vấn du học sinh này có tính năng phân quyền, bảo mật cao.

Ưu điểm nổi bật của phần mềm quản lý tư vấn du học sinh – tư vấn XKLĐ

Các ứng dụng quản lý trung tâm du học, tư vấn XKLĐ được xây dựng nhằm đáp ứng các yêu cầu đặc thù trong ngành giáo dục và lao động quốc tế, giúp các trung tâm quản lý thông tin, tài liệu và tiến trình hồ sơ một cách hiệu quả. Dưới đây là những ưu điểm nổi bật mà các phần mềm trung tâm tư vấn du học, xuất khẩu việc làm mang lại:

• Truy cập mọi lúc, mọi nơi: Ứng dụng web/cloud cho phép sử dụng linh hoạt trên thiết bị di động hoặc máy tính với kết nối Internet, giúp tư vấn viên và học viên dễ dàng tra cứu thông tin và tương tác bất cứ lúc nào.
• Tùy biến linh hoạt theo quy trình riêng: Hệ thống quản lý trung tâm du học có khả năng cấu hình cao để phù hợp với đặc thù từng trung tâm: từ đánh mã hồ sơ, giai đoạn xử lý đến báo cáo tài chính, giúp áp dụng thuận tiện ngay cả khi quy trình thay đổi.
• Tích hợp đa dạng thiết bị và kênh liên lạc: Hỗ trợ kết nối với thiết bị ngoại vi như máy chấm công, điện thoại, hệ thống SMS/Email…, giúp tự động hóa việc thông báo/hẹn lịch, giảm gánh nặng thủ công và tránh sai sót.
• Cơ sở dữ liệu tập trung – bảo mật và mở rộng dễ dàng: Thông tin học viên, hồ sơ, hợp đồng và nhiều chi nhánh được lưu trữ tập trung, có phân quyền truy cập rõ ràng cho từng bộ phận. Dữ liệu bảo mật cao nhờ mã hóa và phân quyền theo vai trò.
• Tìm kiếm thông minh, thao tác nhanh chóng: Công cụ lọc và tra cứu mạnh mẽ cho phép truy vấn học viên, hợp đồng, trạng thái visa/thủ tục chỉ trong vài thao tác đơn giản, giúp giảm tối đa thời gian tìm kiếm thủ công.
• Chi phí phần mềm quản lý tư vấn du học hợp lý: Mô hình SaaS hoặc license linh hoạt giúp trung tâm không phải đầu tư phần cứng lớn. Chi phí sử dụng phần mềm dịch vụ du học thấp nhưng hiệu quả quản lý, tiết kiệm nhân lực và tăng năng suất rõ rệt.

Những tính năng cơ bản của phần mềm quản lý trung tâm tư vấn du học, XKLĐ

Áp dụng công nghệ vào cơ chế quản lý là lựa chọn của nhiều đơn vị giáo dục, trung tâm tư vấn du học hay xuất khẩu lao động. Các phần mềm quản lý trung tâm XKLĐ, du học cho những đơn vị này sẽ có những chức năng cơ bản như sau.

Quản lý leads cho trung tâm

Tính năng “Quản lý leads cho trung tâm” của hệ thống quản lý trung tâm tư vấn du học mang đến một giải pháp toàn diện giúp các trung tâm kiểm soát, theo dõi và tối ưu hoá quá trình chăm sóc leads của mình. Chức này này của phần mềm quản lý trung tâm du học cho phép người dùng thực hiện những công việc sau:

• Cung cấp API để tạo Leads, hỗ trợ tích hợp với bên thứ ba.
• Gửi thông báo hoặc chương trình ưu đãi tới một lượng lớn Leads.
• Phân loại và chỉ định Leads cho các nhân viên tư vấn.
• Cập nhật trạng thái của Leads theo từng bước của quá trình tư vấn.

Quản lý cấu hình hệ thống

Quản lý cấu hình hệ thống là một trong những yếu tố vô cùng quan trọng khi sử dụng phần mềm quản lý tư vấn du học sinh và xuất khẩu lao động (XKLĐ). Hiểu rõ những khó khăn mà các trung tâm thường gặp phải khi phải quản lý đồng thời rất nhiều hồ sơ khách hàng, thông tin khóa học, hợp đồng và hóa đơn, MONA Software đã xây dựng module cấu hình hệ thống với các tính năng chuyên biệt và dễ dàng tùy biến.

Module này sẽ hỗ trợ các trung tâm giải quyết gần như toàn bộ các nghiệp vụ cốt lõi, từ việc quản lý chi nhánh, phòng học, giáo trình cho tới hợp đồng và trạng thái hồ sơ một cách nhanh chóng, khoa học và hiệu quả. Dưới đây là bảng mô tả chi tiết các tính năng của Module cấu hình hệ thống:

Quản lý khóa học

Tính năng “Quản lý khóa học” của phần mềm trung tâm du học mang đến một giải pháp toàn diện, giúp trung tâm có thể dễ dàng tạo, quản lý và tối ưu hóa các khóa học của mình:

• Khởi tạo lớp học dưới hình thức Online hoặc Offline.
• Bố trí lịch học tuân theo chu kỳ đã định.
• Xem nội dung giáo trình và theo dõi tiến trình học của từng bài.
• Hiển thị danh sách tất cả học viên trong lớp.
• Phần mềm quản lý điểm số của học viên để đảm bảo chất lượng học tập.

Quản lý học viên

Trung tâm du học, XKLĐ có học viên đến từ nhiều địa phương khác nhau nên việc quản lý có thể dễ sai sót và mất thông tin. Tuy nhiên, việc sử dụng phần mềm quản lý trung tâm du học giúp cập nhật thông tin của mỗi học viên một cách chi tiết nhất. Điểm nổi bật của phần mềm quản lý học viên này bao gồm:

• Danh sách học viên chi tiết: Truy cập nhanh vào thông tin cá nhân, lịch sử học tập, tài chính và các khuyến mãi đã sử dụng của học viên.
• Chuyển đổi lớp học: Dễ dàng di chuyển học viên giữa các lớp, phù hợp với nhu cầu và mục tiêu học tập của họ.
• Bảo lưu khóa học: Cho phép học viên tạm dừng khóa học và tiếp tục sau mà không ảnh hưởng đến tiến trình học.
• Đổi tư vấn viên: Khi tư vấn viên không thể tiếp tục công việc, trung tâm có thể gán một tư vấn viên khác cho học viên một cách linh hoạt.

Quản lý hồ sơ

Tính năng “Quản lý hồ sơ” sẽ giúp trung tâm tạo, lưu trữ, và quản lý hồ sơ của từng học viên một cách tổ chức và chuyên nghiệp. Thông qua phần mềm, trung tâm có thể tạo hồ sơ cho mỗi học viên mới và cập nhật thông tin cá nhân cũng như bản sao các giấy tờ liên quan. Các điểm chính của tính năng này của phần mềm quản lý trung tâm du học gồm:

• Cập nhật trạng thái hồ sơ: Dễ dàng theo dõi và cập nhật tình trạng của hồ sơ học viên, từ khi nộp hồ sơ cho đến khi hoàn thành.
• Cập nhật tiến trình học: Trung tâm có thể cập nhật và theo dõi quá trình học tập của học viên, đồng thời ghi nhận những thay đổi hoặc tiến bộ.
• Đăng ký ngành học: Học viên có thể đăng ký ngành học mình mong muốn qua hệ thống.
• Chuyển ngành học: Nếu học viên muốn thay đổi quyết định, họ có thể chuyển ngành học một cách linh hoạt và dễ dàng.

Quản lý tài chính

Phần mềm quản lý trung tâm du học không chỉ giúp quản lý học viên, giáo viên và lớp học mà còn giúp quản lý tài chính của trung tâm một cách tốt nhất. Dưới đây là chi tiết về các tính năng của phần mềm quản lý tài chính này:

• Tự động nhắc học phí định kỳ: Trang web quản lý trung tâm tư vấn du học sẽ gửi thông báo tự động tới học viên khi hạn thanh toán học phí sắp đến, giúp tránh trường hợp nợ học phí.
• Thống kê doanh thu, chi phí vận hành cho từng trung tâm, nhiều trung tâm: Cung cấp cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính, giúp trung tâm ra quyết định phù hợp với chiến lược kinh doanh.
• Báo cáo doanh thu đầu kỳ cuối kỳ (theo tuần, tháng, quý, năm): Web quản lý trung tâm du học sẽ tự động tạo báo cáo chi tiết về doanh thu, giúp trung tâm đánh giá hiệu suất hoạt động và định hướng phát triển trong tương lai.

-> Xem thêm ngay về Phần mềm thu học phí

Tính năng tự động thông báo

Tính năng “Tự động thông báo” trong phần mềm quản lý trung tâm du học đem lại hiệu suất cao cho việc giao tiếp và cập nhật thông tin giữa các đối tượng tham gia. Dưới đây là mô tả chi tiết về tính năng này:

• Học viên nhận thông báo qua email và hệ thống về lịch học, hóa đơn mới và thay đổi lịch học.
• Giáo viên được thông báo qua email và hệ thống về lịch dạy và sự thay đổi trong lịch.
• Tư vấn viên nhận thông báo qua hệ thống về Leads mới, học viên hoàn thành khóa học, và thay đổi trạng thái tư vấn.
• Admin được thông báo về các giao dịch tài chính mới.

Tính năng thực hiện báo cáo

Tính năng “Thực hiện báo cáo” của phần mềm quản lý trung tâm du học là một trong những tính năng quan trọng nhằm cung cấp cái nhìn tổng quan về tình hình doanh thu, khách hàng, lợi nhuận, và hoạt động giảng dạy. Phần mềm cũng giúp trung tâm theo dõi tiến trình học tập của học viên, thống kê học viên theo độ tuổi, thu thập phản hồi và kiểm soát tình trạng hồ sơ của học viên.

Những câu hỏi thường gặp khi sử dụng phần mềm quản lý dịch vụ du học

Tiêu chí nào để chọn được phần mềm quản lý trung tâm du học chất lượng?

Để chọn được công cụ quản lý trung tâm tư vấn du học chất lượng, có một số tiêu chí quan trọng cần quan tâm như: Độ tin cậy của phần mềm, tính năng phần mềm, giao diện sử dụng, chính sách hỗ trợ kỹ thuật, độ tin cậy.

Phần mềm quản lý trung tâm tư vấn du học dành cho ai?

Các đối tượng thích hợp sử dụng phần mềm quản lý trung tâm tư vấn du học bao gồm: Những tổ chức hoặc công ty chuyên về tư vấn du học; trường học hoặc cơ sở giáo dục có dịch vụ tư vấn du học,…

Để được báo giá chi tiết phần mềm MONA GlobalEd hãy liên hệ trực tiếp với MONA Software thông qua các thông tin sau:

• Địa chỉ: 1073/23 Cách Mạng Tháng Tám, phường Tân Sơn Nhất, TP.HCM
• Hotline: 1900 636 648
• Email: [email protected]

Trên đây là chi tiết về top 10 phần mềm quản lý trung tâm du học, XKLĐ chất lượng nhất hiện nay. Trong thời đại số hóa ngày nay, việc sở hữu một phần mềm quản lý chất lượng là chìa khóa giúp trung tâm của bạn hoạt động mượt mà, hiệu quả và nâng cao sự hài lòng của khách hàng. Đừng bỏ lỡ cơ hội để đầu tư vào công cụ mạnh mẽ nhất, đồng thời chắc chắn rằng trung tâm của bạn sẽ vượt trội và tỏa sáng trong lĩnh vực tư vấn du học và XKLĐ nhé!